Elektronické schvalování faktur v Centru Babylon

Téma: Blog | Autor: Karel Korous | Vydáno: 11. 03. 2015 | 1411 přečtení

Cílem zavedení systému evidence a elektronického schvalování faktur bylo snížení pracnosti, zvýšení spolehlivosti (ztracené, založené faktury v oběhovém kolečku), snadné kontrola nezaplacených závazků pro koncové odběratele služeb.

Po přijetí faktury ať už emailem nebo elektronicky, dochází prostřednicvím účetní k jejímu zadání do ekonomického systému WAM/S3. Zároveň účetní fakturu skenuje do centrálního úložiště. Hlavičkové údaje faktury se automaticky přenášejí do intranetového systému elektronického schvalování faktur. Podle nastavených kritérií dochází k přiřazení faktury patřičnému uživateli.

Zde je možnost několikastupňovitého schvalování. Čili každý schvalovatel může provést odsouhlasení nebo naopak vrátit zpět k doplnění dodatečných dokumentů (např. objednávky, rozpis prací, apod.).

Všichni schvalovatelé mají možnost náhledu na sken faktury, čímž odpadá nutnost fyzické manipulace a je vyloučena možnost ztráty.

Pokud je z jakéhokoliv důvodu nutné, podívat se do historie, uživatelé nemusí obtěžovat účtárnu o dohledání papírové verze faktury. Sken faktury zůstává v elektronické evidenci.

Každému schvalovateli, pokud má nějaké nezpracované faktury ve frontě práce přijde každé ráno do emailu seznam faktur pro schválení. Jednoduchým proklikem se dostane přímo na konkrétní fakturu v systému schvalování.

Po schválení faktury všemi schvalovateli přichází na řadu její zaúčtování. Účetní, které přijde schválená faktura do složky ke zpracování, ověří, že byly všechny schvalovací kroky splněny a fakturu zaúčtuje. Tak koloběh faktury končí a je uložena v elektronickém archivu.

Po zaúčtování v účetním systému WAM/S3 se do systému schvalování přenesou detaily o zaúčtování, datum zaúčtování atd., aby i uživatelé, kteří nemají přístup do účetního systému, mohli využívat těchto informací.

NAVRCHOLU.cz